フリーランスの注目度が高まったり、リモートワークが当たり前になったりと、より「自分を主軸に働く」ことが当たり前になってきた時代。家事や子育てなど忙しいプライベートライフとのバランスを取るためにも自分を管理するツールって大事です。
でも自分に合ったタスク管理を見つけて確立するのってなかなか難しい。いっそのこと管理しなくていいかなと思うと、抜け漏れが発生しちゃう。
パラレルキャリアを試行中のBSQライターAkkoもずっとベストのタスク管理方法を探し続けています。
そんな私の条件は、複数のGoogleカレンダーを紐付けて、複数のプロジェクトのタスクを一括で管理できること。
そんな探索を続けて見つけたツールをご紹介します！
ニッチだけど使える！タスク管理アプリ厳選2選
今回は、自分のタスク・TODOを管理できるアプリに厳選。実に20個以上試しました！
これまで使ったタスク管理アプリたち
Todoist Googleカレンダー Google Keep Trello Asana Click Up GoogleTodo Googleリマインダー Appleリマインダー monday.com Notebook Appleカレンダー Microsoft Todo Things3 Notion OmniFocus Remember The Milk Any DO Toodledo TickTick Dreamscope
もともと支払い期日や毎月の大まかなToDoはAppleのカレンダーiCalとGoogleカレンダーにあらかじめ設定しているので、カレンダー同期機能は必須。さらにタスク管理アプリからカレンダーに入力したいという希望も叶えてくれるアプリをご紹介。あまり名前を聞くことがないニッチなツールですが、便利に使える2つです。
Sorted³
毎日のルーティンタスクをスケジューリングで忘れず実行
毎日のTODO＝ルーティンワーク向きだと思うタスク管理アプリ。女性が使ってて楽しくなるピンクのインターフェースと効果音や操作音がかわいいです。
Googleカレンダー、Appleのカレンダーから予定の読み込みが可能。そしてカレンダーに予定を直接入力することも叶います！
Appleのリマインダーからも読み込みが可能。ただ、読み込むだけで、読み込んだ後はAppleのリマインダーからも消えてしまいますが…。
アプリの特徴は、読み込んだ＆書き込んだタスクの実行時間をスケジューリングすること。既に時間が示されている予定の間に自分でドラックして移動し、どのタスクをいつ処理するか決めることもできます。
「オートスケジュール」機能でアプリが機械的にスケジューリングすることも可能。組まれたスケジュール通りに時間を過ごして、TO DOを片付けていけばいいんです。
使ってみての効果は？
「度忘れが減った」
このアプリで始業後に決まってやるタスクを「繰り返し」設定することで、漏れなく仕事を進めることができるようになりました！
「いつもトラッキングされている感覚 with ウィジェット」
iPhoneやiPadにはSorted³のウィジェットを入れていつでもホーム画面で目につくようにしています。ちょっと先にやるべき予定やタスクも、1日の流れもiPhoneで目につくので便利！多少のスルー力もつけつつ「Sorted³に追われている」感覚でしっかり自分マネジメントができるようになりました。
同期可能アプリ Googleカレンダー、iCal、Appleリマインダー
約1ヶ月の無料トライアル後有料で購入（14日間のトライアル延長ができました）
Plan
忙しい人がマルチタスク遂行力をあげるタイムブロッキング
こちらは「外国製だなー」と思うアプリ。日本語入力が弱いのが玉に瑕です。といっても、最小限の英語に慣れればあとは気になりません。
カレンダーやGoogle Driveなどのツールを読み込んで統合して使うことができます。
無料アカウントで利用する場合は、3つのツール・アカウントが統合できます。私は職業ごとに別のGoogleアカウントを使っているので、その3アカウントのGoogleカレンダーを読み込んでタスク・スケジュール管理のみに限定して利用中です。
同期して使えるツール・サービス
メインの機能はリストごとにToDoを作成できること。
私は3つの仕事別リスト＋Inboxにタスクを投げ込む。カレンダー表示にして、右側にタスクを一覧で表示させ、それぞれのタスクをいつやるか突っ込んで計画していってます。
Sorted³が1日単位の流れでタスクを追っていくことに秀でているに対して、Planは1週間や月間など中期で自分の取り組みを計画立てていくスタイルに最適です。
とにかく増えるタスクをいつどこで着手するか、スケジュールが空いている部分に埋め込んでいくタイムブロッキングの考え方で使っています。
Planはアカウントを作ったGoogleカレンダーに同期反映させると「Plan：Task」という新しいカレンダーが自動的に作成されます。タスクをスケジューリングしたらカレンダーアプリでも見られるのが便利です。
使ってみての効果は？
「可視化は精神的安定をもたらす」
忙しいなかタスクやスケジュールを頭の中に抱えるよりも可視化することで自分を楽にすることができます。そしてプライベートや空き時間とのバランスを考えて自分をマネジメントできるようになります。
「ブロッキングすることで遂行力が上がった」
自分の空いている時間に、達成できそうなタスクを当てはめていくことで、限られた時間で1つのタスクを完結させる力が上がりました。自分のもっているタスクを一覧で並べて、いつ取り組むかをブロックすると、「逃げられない」感じで気合いも入ります（笑）
同期可能なアプリ Googleカレンダー
無料プランで利用中 https://getplan.co/login
タスク管理を続ける努力と工夫も大切
どんなに優れたツールを使ってもその使い方に慣れて見極められるまではツールを継続して使ったり、ツールの機能を駆使して習慣付けしたりする工夫が大切です。
そのために私が重視している機能は2点。
- マルチデバイス対応でそれぞれの端末で使いやすいこと
- ウィジェットがあること
iMac,Macbook, iPad, iPhone そしてApple Watchで網羅して使えるアプリであること。そして強いて言えばiPhoneやiPadでホーム画面にウィジェットが配置できればとってもうれしい！
いつでも見えるところにおいて、ど忘れ防止＆自分を律する環境をつくっています！
ちなみに…「タスク」と「TO DO」の違いは？
一言で「タスク」といっても、混同して「TO DO」という言葉も使いがちです。
タスク 決められた期限でやる細分化された課題・仕事のこと。
TO DO 期限は定めずに「するべきこと」
タスクとTO DO、自分は区別していても他の人は同じとみなしているかも!?
それぞれ自分で完結させるものか、チームのメンバーと共有するものかによって、どんなタスク管理アプリを使うと効果的かも変わってくると思います。
日頃ルーティンが多い人も、マルチタスクの管理に悩んでいる人もぜひ応用してみてください。
みなさんはどんなタスク管理をしていますか？
どんどん新たなツールや考え方が出てくるこの分野、まだまだ最適解を求め続けるとは思いますが、今のベストをご紹介いたしました！
忙しく働く女子たちの参考になりますように♡
