デキる人はやっている!ビジネスメールは気配りで差をつける【例文付き】

ビジネスメールはプライベートメールとは違った気配りが必要です。

実際、デキる人はちょっとした工夫をしているものですが、その「ちょっとした工夫」を例文付きでいくつかご紹介します。

メールの件名は内容を一目でわかるように

【件名の例】タイトルは簡潔に

NG   2020年度の商品に関する顧客アンケートについて結果のご確認を至急お願いします

【至急】商品顧客アンケート結果のご確認願い

タイトルが長すぎると尻切れになったり、メーラーによっては表示されなかったりします。シンプルで分かりやすいタイトルを心掛けましょう。

【件名の例】時限があれば件名に入れる

NG ●●案件のご確認について

【締切4/1正午】●●案件のご確認のお願い

時間・期限を表示すると一目で相手がいつまでに返信すればよいかが理解できます。特にメールの場合、タイトルで内容を判断するケース多いため、中身を見なくても緊急度がわかると親切。時限のほかにも、【重要】や【緊急】といった文字を入れることもあります。

【件名の例】送信相手の会社名は含めない

NG 【●●株式会社様】先日の御打合せについて

【議事録共有】4/1 ●●案件 お打合せ(撮影内容について)

相手の会社名をタイトルに入れる必要はありません。社名が長いケースだと、会社名だけでタイトルが埋まってしまい、どんなメールなのかが判断しにくくなるためです。会社名は入れず、受け取った相手が内容を把握できるタイトルにしましょう。

【件名の例】Re:は適度に

NG Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re:書類提

  Re:Re:書類提出期限についての御相談

同じ相手とやり取りしていると返信を表す「Re:」がタイトルに追加されます。どの話題についてのやり取りなのか把握しやすい面もありますが、あまりにもRe:ばかりになるとタイトルの文章が切れてしまうため、適宜削除してタイトルが残るようにしてあげると良いでしょう。

メールを読んだ人の作業発生は少人数に留める

ここでいう作業とは、返信や確認を指します。そうした手間を最小限におさえるメールを書けるかも、キャリア女子には必要なスキルです。

例えば…社内セミナーのお知らせ

NG「4月25日、社内セミナーが行われますので参加か不参加かご連絡ください」

「4月25日に開催される社内セミナーに参加される方は返信をお願いします」

本来知りたいのは、参加人数や参加者のはずです。ですが、×の場合だと参加しない人にも返信の手間を強いてしまうことになります。

〇のほうは、「参加者のみ返信」という形をとることで、相手の手間を減らしているのです。その他、日程や場所を聞きたいときにも応用できます。自分が得たい情報は何かを把握して、相手に手間をかけないメールを送りましょう。

伝えたいことが複数のときは分けて伝えよう

1つのメールで複数の要件を伝えたいときは箇条書きを活用しましょう。「ぱっと見てわかるか」がポイントです。文章で書いてしまうと、伝えたい内容がぼやけてしまったり誤解を与えてしまったりします。

改行して箇条書きをしよう

NG ○○については××です。△△は××でお願いします。□□は現在確認中です。

 


・○○については××
・△△については××に依頼

・□□は現在確認中

視認性があがることで、読んだ相手に情報が伝わりやすくなります。

説明を分類して箇条書きにしよう

伝えたい内容を、結論・補足・追記などの項目に分けて箇条書きにする方法もあります。

  • 結論(どうなったか、何をしたいかなど)
  • 補足(誰がかかわっているか、どんな資料が必要かなど)
  • 追記(現在の状況や経緯など)

もし、詳しい経緯を書く必要があれば、箇条書きで要所をまとめた下に加えると良いでしょう。長い本文を読まなくても、概要が掴めるかどうかがポイントです。

短くまとめられない場合は、用件ごとにメールを作成するのも1つの手です。

もし、同じ案件についてのメールであれば、伝えたい用件の総数を「1通目」「2通目」などとしてタイトルに記載しておくと、同じ案件についてのメールであることも分かりやすくなります。

複数のメールにまたがる場合は、本文にも一言入れておくと良いでしょう。

メールの相手に長期休みや不在はあらかじめ伝えておく

休暇や出張などで長期間の不在となるときは、あらかじめ連絡を入れておきましょう。相手がこちらの都合を知らずに連絡してくる可能性があるためです。どうしても急なことでないかぎり、先に伝えておくのがマナーともいえます。

出張であれば、社内メールを確認するタイミングは有るかもしれませんが、いつも通りとはいかないはず。緊急の連絡があってもすぐの対応が難しいため、相手を待たせてしまうことにもなります。長く不在にする際は、あらかじめ予定を伝えておきましょう。

長期休みの例文

『お世話になっております。株式会社○○の鈴木花子です。

このたび私事で恐縮ですが、△月△日から入院することになりましたので、ご連絡をさせていただきました。

当方の不在期間中は、弊社の〇〇が対応を担当させていただきますので、何かありましたら以下〇〇にまでご連絡をお願いいたします。

(新しい担当者の連絡先を記載しておく)

いかがですか? まとめてみると「一文一義」一つの文章に伝えたいことは一つを意識し、伝えたいことを分けて簡潔に書くということがポイントのようです。

コミュニケーションはビジネスの基本スキル!例文のマネをしながらわかりやすいビジネスメールを心がけましょう!

この記事を書いたのは
BE-SQUARE編集部

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